Hoe ik 8+ uur per week vrij maak in mijn bedrijf met processen en automatisering

Werk je meer dan je wil en word je soms moe van al die klanten die 24/7 iets van je willen? Grote kans dat je je eigen groei in de weg zit. Door processen automatiseren door te voeren bij het werven van leads tot aan de onboarding van klanten kun je op korte termijn al 8 uur tijd vrij maken in je bedrijf. Hoe ik dat doe hoor je in deze podcast die is opgenomen n.a.v. een expert sessie in The SHINE Business School.

Door processen automatiseren meer groei

In de podcast deel ik waardevolle informatie met je om te groeien en toch meer tijd over te houden. Zelf maakte ik het afgelopen jaar een onwijze groeispurt door mijn processen te automatiseren en optimaliseren.

Onlangs gaf structuurcoach Shelley Barendregt van Hashtag Lifegoals, een expertsessie voor de Shine Business School cursisten. Elke maand nodig ik iemand uit mijn netwerk uit voor een expertsessie, omdat ik het belangrijk vind om verschillende perspectieven mee te geven aan de deelnemers. Deze expertsessie bespraken we hoe je tijd kunt winnen in bijvoorbeeld het onboarden van je klanten, zodat je 8 uur in de week over kan houden.

Allereerst de vraag: stel dat je een dag per week tijd over hebt? Wat zou je er dan mee doen? Zou je die zakelijk besteden of juist privé? Als ik 8 uur per week zou overhouden dan zou ik werken aan een nieuw programma, ik besteed al best veel tijd aan m’n gezin, want ik werk maar 3 dagen per week. Werken aan een nieuw programma levert direct meer winst op. Vaak is dat ook het meest gegeven antwoord. Of juist meer tijd privé, afhankelijk van waar je nu staat.

Welke taken van een proces kun je automatiseren?

Je kunt op allerlei vlakken processen automatiseren en tijd besparen, zoals met je Instagram planning. Content vooruit schrijven en posts vooraf inplannen scheelt je enorm veel tijd. Maar we gaan nu dieper in op het automatiseren van het onboarden van klanten. Vaak hoor ik van mijn klanten dat ze dit niet willen automatiseren, omdat ze het belangrijk vinden om persoonlijk te zijn. Ze willen veel geven en graag helpen, er heerst een bepaalde overtuiging dat als je workflows gaat toepassen, dat je niet meer dat persoonlijke gevoel kan geven. Op een gegeven moment stagneert dat je groei. Ik geloof dat een bedrijf altijd kan groeien en tóch die persoonlijke aandacht kan geven. Ik deel met je hoe ik dit heb aangepakt.

Ik ben altijd al bezig geweest met structuur en processen. Dat deed ik al toen ik nog bij Google werkte, daar maakte ik procesflows en templates zoals intakeformulieren in Google Forms. Vanaf dat moment hield ik steeds meer tijd over. Ik zeg altijd: zorg dat je systeem winstgevend is. Stel jezelf voor als de koningin in een bijen community. De Queen Bee is alleen maar bezig met het produceren van eitjes en daaromheen zorgen alle andere bijen voor de voorzieningen. De ‘werkers’ beschermen de Queen Bee, zodat zij haar werk kan doen, zodat zij zich volledig kan focussen op haar hoofdtaak.

Zie jezelf als de Queen Bee

Ik zie mijn bedrijf als een machine die constant beter en smoother kan draaien. Daarin is het belangrijk dat ik mij vooral bezig houd met mijn hoofdtaken: creëren en coachen. Dat zorgt ervoor dat klanten de beste resultaten kunnen behalen. Op een gegeven moment ging ik heel erg opzien tegen alle taken die volgden na een sale. Ik vond het salesgesprek en het voorstel maken heel leuk, maar alles erna, zoals de factuur maken en mails sturen vond ik saai en ging ik daardoor uitstellen. Puur omdat ik ertegenop zag om die mails te sturen. Dat is iets wat ik prima kan automatiseren of uitbesteden. Het gaat erom dat mijn klanten zo snel mogelijk het gewenste resultaat behalen, niet of ze een uitgebreide persoonlijke mail van mij ontvangen.

Pas toen ik processen ben gaan automatiseren en optimaliseren ging ik echt groeien.

Denk aan templates maken (deze vind je nu ook in The Shiny Sales Kit cursus) en mijn mailbeheer uitbesteden aan mijn Virtual Assistant. Ook facturen maken vond ik niet leuk, daardoor ben ik gaan werken met Plug&Pay met check-outs. Ik standaardiseerde mijn aanbod en die check-out links stuurde ik mee. Daar stonden de algemene voorwaarden in, de factuur werd automatisch gegenereerd en er was een automatische koppeling met mijn boekhoudsysteem.

Het enige wat ik dus zelf hoefde te doen was het salesgesprek. En dat vond ik heel leuk! Op een gegeven moment heb ik zelfs dat proces geoptimaliseerd, nu werk ik samen met coaches die eerder met mij hebben samengewerkt. Zij kunnen als ervaringsdeskundige veel beter vertellen wat het resultaat is als ze met mij samenwerken. Hierdoor kan ik mij nog meer richten op het schrijven van programma’s en het schrijven van salespages. Dat zijn nu onder andere mijn Queen Bee activiteiten. Alles vanaf het intakegesprek tot aan de sale bevat geen handwerk meer. Mijn VA stuurt alleen nog een handmatige mail of een nieuwe deelnemer alles heeft kunnen vinden, omdat ik het belangrijk vind dat iemand zich niet lost voelt

Wil je ook jouw salesproces optimaliseren?

Ik hoop dat je dit kijkje achter de schermen van Wil and the people leuk vond. Laat het mij vooral weten via een DM wat je ervan vond. Wil je nu ook jouw salesproces optimaliseren? Dan is The Shiny Sales Kit precies wat jij zoekt! Bekijk hier alle informatie